Wordで楽に文字入力！入力オートフォーマットなどの入力補助機能を活用しよう

Wordば、ビジネス文書などの印刷物を作成するのが得意なアプリです。

文書を作るときに一番大変なのが、文字の入力です。

キーボード操作に慣れていれば速いかもしれませんが、少しでも楽をしたいですよね。

Wordには、形式が決まったあいさつ文などを自動入力する機能があります。

今回はWordの文字の入力に関する機能を使ってみましょう。

入力は入力だけに集中する

よく、配置などを整えながら文字を入力するという方を見かけます。

その方法でも文書はできますが、非常に効率が悪くなります。

あとで見た目を変えられるのがWordのいいところです。

まずは入力にだけ集中しましょう。

もちろんあとで修正や追記もできるので、完璧を求める必要はありません。

Wordの入力に関する機能

Wordには、入力を補助する機能がいくつかあります。

ページ設定は初期のままで大丈夫なので、白紙の文書を使って試してみましょう。

Wordが自動で整えてくれる入力補助機能のことを、入力オートフォーマットといいます。

今日の日付の自動入力

今日の日付を入力したいときは、年号だけ入力するとWordが補ってくれます。

試しに「令和」と入力して、文字を確定してみてください。

すると、今日の日付と「Enterを押すと挿入します」という文字が表示されます。

そのままEnterを押すと、今日の日付が入力できます。

ビジネス文書の決まりごと

ビジネス文書には、形式的に決まっているルールがあります。

例えば、拝啓で始めたら敬具で終わる、などのルールです。

Wordはこれらのルールを知っているため、自動的に補ってくれます。

試しに、「拝啓」と入力した後にスペースを入力してみましょう。

自動的に「敬具」が右側に挿入されます。

Wordは、ビジネス文書の決まりごとをいくつか知っています。

このほかにもWordが知っているルールがあるので、いろいろ試してみましょう。

ビジネス文書のあいさつ文

ビジネス文書では、「拝啓」のあとに「○○の候、貴社ますます～」のような定型のあいさつ文を書きます。

自分で考えたり覚えたりするのは大変ですが、定型のあいさつ文もWordが知っているため、簡単に自動で入力することができます。

「拝啓　」の後など、入力したいところにカーソルがあることを確認してください。

挿入タブのテキストグループ、あいさつ文のボタンからあいさつ文の挿入をクリックします。

すると、時候のあいさつから日頃のお礼まで、いろんなパターンから選択できます。

自由に選んでからOKをクリックすることで、あいさつ文が挿入できます。

少し修正したい部分があれば、挿入後に自由に編集できます。

段落番号

番号を付けて箇条書きのように文を並べることを、段落番号といいます。

段落番号は、数字等の後に記号と内容を入力してから改行すると、続きをWordが補ってくれます。

試しに「1.ページ設定」と入力し、Enterで改行してみましょう。

すると、自動的に「2.」が表示されます。

文字を入力してEnterを押すたびに、番号が続いていきます。

終わりたくなったら、何も文字を入力せずにEnterを押してみましょう。

番号が消え、段落番号の入力を終了できます。

うまく活用して、効率よく文字を入力していきましょう。

入力の練習

ここまでで紹介した機能を活用して、白紙のWordに以下の文章を入力しましょう。

ポイントは以下のとおりです。

文字の配置や種類などは、まだ自分で変える必要はありません。

自動で変わったときだけ、Wordに任せておきましょう。

文書作成で一番大変なのが入力

文書を作るときに一番大変で時間がかかるのが、文字の入力です。

考えなくてよいところだけでも、Wordに入力してもらえると助かります。

ビジネス文書は、決まった形や決まり文句が多いので、Wordが入力してくれる部分が結構あります。

大切なのは内容なので、そちらに時間をかけるようにしましょう。

また、内容をいつでも追加、修正できるのがWordの良いところです。

完璧な内容を作る必要はないので、全体の内容や話の流れがわかるようにだけで十分です。

最初に、Wordの機能をうまく使い、効率よくザックリと全体像を入力しましょう。

Wordを使いこなそうページ一覧

Wordは印刷やPDF化するための文書を作成するのに適したアプリです。機能を学ぶことで、ビジネス文書やチラシなどを短時間できれいに作れるようになります。基本からしっかり学びましょう。

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