ビジネス文書をWordの機能を使いこなして効率よく作成しよう（Word練習問題）

Wordはビジネス文書やチラシなどの印刷物を作成するのに適したアプリです。

文書を作成するための機能がそろっており、使いこなすことで効率よく文書が作成できます。

白紙からビジネス文書を作成することで、よく使う基本機能を確認することできます。

今回は、以下のビジネス文書を1から作り、Wordの基本機能を確認しましょう。

ビジネス文書を作る

Wordでビジネス文書を効率よく作成するためには、手順が大切です。

基本手順を守ることで、効率よく文書が作成できます。

紙を用意する（ページ設定）

文書を作るためには、まず紙を用意する必要があります。

白紙のWordを起動しましょう。

先に名前を付けて保存をしておくことで、途中で上書き保存をしながら作業を続けることができます。

Wordでは、紙の用意のことをページ設定といいます。

ビジネス文書の場合、A4サイズの縦向きが一般的です。

Wordの初期設定のままでビジネス文書に適した形になっているので、とくに設定変更は不要です。

白紙で起動したままの設定で続けていきましょう。

文字を入力する

ページ設定のあとは、文字の入力です。

文書作成において一番時間がかかるのが文字の入力なので、Wordの機能を活用しましょう。

あいさつ文などの定型文は、Wordに用意してもらうことができます。

また、入力オートフォーマットを使うことで、日付などの自動入力も可能です。

以下の内容を入力しましょう。

令和○年○月○日（今日の日付）


妖怪教室株式会社
海　坊主　様


株式会社ヨーカイ
一反　木綿


カタログ送付の件

拝啓　○○の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、今年度の新しい商品カタログが完成しましたので、ご案内させていただきます。おすすめの商品については、パンフレットもご用意いたしました。
下記のとおり送付いたしますので、よろしくお願いいたします。

敬具


記


1.今年度カタログ5部
2.オススメ商品パンフレット30部


以上

ポイントは以下の通りです。

文字の配置や種類などは、まだ自分で変える必要はありません。
自動で変わったときだけ、Wordに任せておきましょう。

文字の入力は文書作成で一番時間がかかるところなので、Wordの機能を使って効率よく入力しましょう。

文字の配置などの見た目を整える

入力が終わったら、文書の見た目を整えていきます。

見た目を整える際に一番大切なのは、操作対象を選択してから操作することです。

設定のボタンを探す前に、まずは変更する文字をしっかり選ぶのを忘れないようにしましょう。

フォント・段落の設定

まずはザックリとビジネス文書らしくするため、フォントや段落の設定を行います。

以下の通りにフォント・段落の設定をしてみましょう。

これだけでも、ずいぶんとビジネス文書らしくなります。

インデントの設定

インデントは、段落ごとに設定ができる左右の余白のことです。

インデントを使うことで、文字の配置を自由に設定することができます。

以下の通りにインデントの設定をしてみましょう。

インデントの機能を使いこなせば、効率よく直感的に文書を整えることができます。

タブの設定

タブは、文字を自由な位置にきれいに揃える機能のことです。

タブを使うことで、左位置や単位をきれいにそろえて文字を配置することができます。

以下の通りにタブの設定を行い、タブを挿入してみましょう。

タブの機能を使いこなせれば、自由に効率よく文字を揃えることができます。

完成

最後に、インデントやタブの位置を微調整すれば完成です。

Wordの機能を正しく使ったビジネス文書は、データがとてもきれいです。

スペースの数も最小限なので、完成させた後に思いついた微調整も簡単にできます。

これだけの機能を使いこなせれば、Wordは使えるといってよいでしょう。

Wordの機能を使いこなせば効率がよくなる

Wordは、感覚である程度使えてしまうため、基本機能を知らずに使ってしまうことが多いアプリです。

しかし、基本を知って機能を使っている人とそうでない人では、作業効率に大きく差が出ます。

とても時間がかかるだけでなく、修正もしづらいデータになってしまいあとで困ることになります。

今回のビジネス文書は、入力が速い人なら白紙から10分もかからず作成できます。

入力に時間がかかっても、入力後は1～2分程度で整えられます。

同じ文書でも機能を使う練習はできるので、慣れるまで繰り返し練習することが大切です。

入力が大変でしたら、以下の入力済みファイルを活用してください。

Wordの機能を使いこなし、文書作成を手早く済ませられるようになりましょう！

Wordを使いこなそうページ一覧

Wordは印刷やPDF化するための文書を作成するのに適したアプリです。機能を学ぶことで、ビジネス文書やチラシなどを短時間できれいに作れるようになります。基本からしっかり学びましょう。

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